社会保険労働保険はじめての届出&かんたん手続き

2007年10月19日

2冊目の本への熱い想い!(3)

さて、さらに2冊目の本


「社会保険・労働保険」 はじめての届出&かんたん手続き (図解はじめて)


へかけるあつ〜い想いネタの続きです。




その後私はとある事務所の立ち上げメンバーとなりましたが、やがて、順調に事務所が拡大して、スタッフが増え、私にもアシスタント的な仕事をしてもらえる後輩がつくことになりました。



この後輩Aさんは、まじめで、素直で、とにかく一生懸命。社会保険労務士の資格試験に合格するために、必至に勉強をし、言われたことは、きっちりとやる。ですが、決して器用に立ち回りができるタイプではなく、社会保険労務士の仕事の経験はもちろんのこと、事務処理の経験もほとんどなく、どちらかというと、総務的な雑務をお願いすることが多い役割の方でした。



ですので、所長はじめとして周りの人も、後輩Aさんには、当初社会保険・労働保険の書類作成はやってもらわない、というスタンスをとっていました。




ところが、その後も仕事は忙しくなる一方でしたので、後輩Aさんにも、できれば社会保険・労働保険の書類作成もしてもらいたい…というような状況になり、私とペアを組んで、仕事をしてもらうことになったのです。




本人はもともと社会保険労務士の実務をやりたくて転職してきましたので、社会保険・労働保険の実務の仕事を楽しそうにやっていました。




私も徐々にやってもらいたい仕事をどんどんお願いしていきましたが、そのときに、一つ一つ説明をするのは、とても時間がかかるので、手書きで申請用紙にチェックポイントや書き方注意点を記載して、手作りマニュアルを作成したのです。




「とりあえずこの見本をみながら、書類を作成してみて。それでわからなかったら聞いてね」




出来上がってきた書類を見てみると、時間はかかりましたが、きちんと出来上がっています。




これに気をよくした私は、どんどん手書きのマニュアルを作成してどんどんやってもらえる業務を増やしていき、こうして後輩Aさんは、ほとんどの書類を作成できるようになったのでした。




このとき、




マニュアルを渡して自分で勉強ができる人ならば、基本さえ教えてあげればきちんと飲み込んでいくのだな




教えることを最初から放棄して、Aさんには無理だと決め付けていたら、Aさんのやる気や能力は生かされないんだな



ということを学びました。




私も最近よく相談を受けますが、社員に効率よく働いてもらうためには、もちろん本人の資質や、やる気、向き不向き、ということも、大事なポイントではありますが、必要最低限の教育・指導は絶対に必要だと感じています。そして、その教育・指導には、マニュアルがとても大事な役割を果たすのだと思うのです。





今回、この本のお話をいただたとき、




この本を出版するのは、きっと私の使命なのだ!!!




と本気で思いました(苦笑)






中小企業の総務人事担当者の方で、たま〜にやる手続きが発生したときに、とまどって調べるのに時間がかかってストレスを感じている人がいるのではないか




中小企業の総務人事担当者が、退職や引継ぎをするときに、説明や手間が省けるようなマニュアルを求めているのではないか




きっとどこかの社会保険労務士事務所で、私のように時間がなかったり、マニュアルがなくて教えることができずに困っている人がいるのではないか




新しく総務人事担当になった方や、実務経験がない社会保険労務士の方が、基本の手続きを把握するためのマニュアルを待っているのではないか





という一方的な勝手な思い込み(!?)をして、




これはもう、書くっきゃない!!!




と思い、一生懸命作成しました。





正直途中で投げ出したくなったこともあります。何度も役所に確認したり、何度も書き直しや訂正になったり…それでも、きっとこの本を待ってくれている人がいると、本気で信じて書き上げました。




ですから、書式のポイントも、結構マニアックな、超実務的なことも書いています…
(新規適用届の地図にWEB地図を使ってもOKと書いたら、複数の方から「今まで手書きで書いていて、大変な思いをしていました…」という感想をもらいました。。)





こんなことを言うのはおこがましいですが、この本で、社会保険・労働保険の手続きの基本を押さえていただき、例外やイレギュラー処理にぶち当たったときには、この本の余白にどんどん書き込んでいくような、皆さんのオリジナルのマニュアル作成の土台として使っていただけたら、本当に本当に、著者としては本望なのです。




この本についての感想をメールなどでいただきましたが、皆さんの感想を拝見して、私のこの本にかける熱い想いは、私があえて言わなくても、この本から伝わっているのだな〜ということを感じることができ、本当にうれしく思いました。





というわけで、引き続き



「社会保険・労働保険」 はじめての届出&かんたん手続き (図解はじめて)



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2007年10月16日

2冊目の本への熱い想い!(2)

今度某大手企業さまの新入社員研修(100名)の講師をさせていただくことになりました〜!



私の得意&専門分野のコーチングの要素も含まれたキャリアマネジメント研修です♪



気合!を入れて準備して臨みたいと思います(^^)




さて、私の2冊目の本


「社会保険・労働保険」 はじめての届出&かんたん手続き (図解はじめて)


見た目は単なる地味〜な実務本ですが、裏には私の10年分のあつ〜〜い想いが隠されています(笑)



前回の記事からの続きですが、私はアウトソーシング会社に転職し、主に大手企業を中心とした社会保険・労働保険の手続き業務を対応するようになりました。




しかし、何しろ立ち上げたばかりの部署でしたので、当初は事務所勤務時代とかわらず、ひとり一人の社員の能力や経験に頼り、マンパワーで処理しているような状況でした。



ところが作成する書類の量も、届出の数も、事務所勤務時代とは比較にならないほど莫大な量であり、かつ社員と直接やりとりをしたり書類を直接送ったりという「個人対応業務」も行っていましたので、




「連絡を受けたり、社員個人とやりとりをする担当者」


「社会保険・労働保険書類作成担当者」


「書類発送準備をする担当者」


「役所まわり専門担当者」




などなど、手続きの連絡が入ってから、書類の届出が完了するまで、各業務ごとに別々の担当者が必要となるような状況でした。




このときの経験により、今までの事務所勤務時代と大きく意識が変わったことがあります。



それは、例えば仕事でミスをした場合の考え方ですが、事務所勤務時代は、



自分の経験や能力が足りない、問題があるからミスをしたのだから、意識し、反省し、次からはミスをしないよう
に心がける





ということがすべてだと思っていました。




ところが、アウトソーシング会社で仕事をするようになってからは、もちろん個々人の意識や経験や能力の問題も大事ですが、




何より、ミスがなくなるような「システム」や「仕組み」を整える必要があるのだ



「個人の知識に依存している状態」というのが、実はとてもリスクが高いのだ




ということを身をを持って感じたのでした。
(普通の一般企業では、当たり前の意識ですので、改めて言うのもお恥ずかしいですが…)




そうなのです。繰り返しになりますが、




本人の能力に依存する前に、ミスがおこならないような仕組みやマニュアルを整える



ということがいかに大事なことなのか、ということをこの時に強く感じたのです。




そうこうするうちに、やっと基本フォーマットに各会社ごとの情報を記載した仕様書を作成し、一通りのマニュアル化は整いました。




しかし、この仕様書を作成して、また改めて感じたのは、




各クライアントごとのイレギュラーの処理や例外の取扱いを把握するためには、まず土台となる基本の社会保険・労働保険の知識がないと、せっかくの仕様書も意味がない




ということなのでした。



私は、



「今まで口頭で私が先輩から教わってきたことや、役所に確認して身につけた気をつけるポイントなど、手続きをする上での、簡単な基本の知識を身につけられるマニュアルがあったら、どんなにいいのだろうか・・・」



と真剣に感じ始めていました。



(さらに つづく)




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2007年10月09日

2冊目の本への熱い想い!(1)

昨日は行政書士の松本明美先生のセミナーに参加してきました〜!


3時間みっちり、松本先生の体験談に基づいた9つの法則を学び、納得して今日からの行動計画に反映したりと、、とても有意義な時間を過ごさせていただきました。


また、とっても沢山の情熱を持った方々にお会いして、私自身もモチベーションがアップしました^^


松本先生、皆さん、パワーをありがとうございました♪



さて、私の2冊目の本


「社会保険・労働保険」 はじめての届出&かんたん手続き (図解はじめて)


ですが、地味〜な実務本なので、どかん!とではありませんが、コツコツと売れています(笑)



特に同業者の皆さんに好評???…のようです(^^)ありがとうございます!!



ちなみに余談ですが、



「どうやって商業出版されたのですか??」



とよく聞かれます。私の場合は、いつもお世話になっている行政書士の横須賀てるひささんに、出版のプロデュースをしていただきました!



横須賀さんの出版プロデュースの特徴は、その人にあった出版企画を作成していただける、というところにあると思います。実際に、私の第1作である


人ひとり雇うときに読む本―採用から退職までにかかるお金と実務一切


は、人を雇うときに知っておきたい「法的ルール」と「人的ルール」をまとめた本ですが、まさに社労士であり、コーチである私ならではの企画を作成していただきました(^_^)出版にご興味がある方は、絶対オススメです。

※出版プロデュースについてのHPはこちらです。



で、本題ですが、実はこの本は、本だけ見ると単なる実務本なのですが(当たり前ですが)私なりにとっても思い入れがある本になりました。というのも、




10年前、社会保険労務士の仕事を始めたばかりのドシロウトの自分にプレゼントするとしたら、どんな本がいいか?




ということを考えて考えて作った本だからです。



この仕事を初めたとき、私は当然ドシロウトでした。社労士の受験勉強は始めていましたが、実務と受験勉強はまったく別のものですので、どんなときにどの手続きをするのか、把握するのにとても時間がかかったのでした。



以前社労士事務所の勤務実態という記事をブログに書いたことがありますが、社労士事務所や中小企業では、新入社員が入ったからといって、手取り足取り仕事を教えてあげる・・・ということもなかなか難しい環境だと思います。


特に私の勤務してきた社労士事務所では、仕事がら、どちらかというと「教えてもらう」というよりは「盗み取る」という意識が強くありました。(注意:もちろん、事務所によって方針は違うと思いますので、これはあくまでも私の経験上のお話しです)



ですので、クライアントさんから何か質問を受けても、当初は即答できず、その都度手持ちの資料を確認したり、先輩に確認したりしながら対応したものです。



そんなこんなで、実際に自信をもって、クライアントさんからの仕事に即答することができるようになるまで、一定の時間がかかかりました。ですが、ある意味自分が覚えることは、まだ簡単だったのかもしれません。思えば後輩に、自分が習得してきたことを教える、ということが、なかなかできなかったのでした。



それは、私の教え方にももちろん問題があったのだと思いますが、今にして思えば、私自身の心の問題もあったように感じます。



やっと苦労して時間をかけて体で覚えた社労士の実務を、そんなに簡単に教えるなんてできない!そんな気持ちもあったのだと思いますが、仕事は体で覚えるものだ!マニュアルなんて特に必要ない!(というよりマニュアルを作っている時間がなかったのですが…)と、本気で思っていました。



ところが、その反面、一方では、マニュアルがないことでの弊害も感じるようになってきていました。



例えば、事務所を退職される方の仕事を引継ぐとき、きちんとした引継ぎ書やマニュアルがないと、クライアントさんにも迷惑がかかります。また、後輩に仕事を振れないと、自分の仕事が一向に減らず自分ばかりが仕事を抱えてしまう…でも、後輩に手取り足取り教えているヒマはない…ということになります。



そんな風に感じ始めたときに、ちょうど私はアウトソーシング会社に転職をしました。そして、ここで、いかにこの業務の「マニュアル化」が大事なことなのか、ということを改めて知ることになるのでした。


(つづく)


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